Evaluation, Monitoring
und Fortschreibung
Die Erstellung einer Digitalstrategie ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein laufender Prozess. Nach der Strategieentwicklung und Zielfestsetzung erfolgt die Planung von Projekten und Maßnahmen. Während der Umsetzung muss für alle Projekte ein kontinuierliches Projektmonitoring und eine Projektevaluation durchgeführt werden. Auf Basis der Erfolge und Erfahrungen bei der Umsetzung von Projekten und Maßnahmen lässt sich ein Monitoring und eine Evaluation auf strategischer Ebene durchführen. Darauf aufbauend kann die Strategie angepasst und weiter-entwickelt werden. Dieser Prozess ist kontinuierlich und führt zur nachhaltigen Weiterentwicklung der Digitalstrategie.
Die langfristig angelegte Digitalstrategie für die Stadt Worms muss darauf aufbauend regelmäßig beobachtet und bezüglich des Umsetzungsstandes und der Zielerreichung bewertet werden. Daraus lassen sich dann Steuerungs- und Handlungsbedarfe ableiten. Ein Monitoring bildet die Grundlage für eine solche Evaluation. Hauptziel des Monitorings ist es, regelmäßig zu überprüfen, inwiefern die Ziele der Digitalstrategie Worms erreicht wurden, beziehungsweise voraussichtlich erreicht werden. Dabei werden neben dem Monitoring auch andere Daten und Quellen zusammengeführt. Die Evaluation stellt eine fundierte Informations-, Steuerungs- und Entscheidungsgrundlage für Verwaltung und Politik in Worms dar. Zum einen dient sie der Kontrolle der Umsetzung und Zielerreichung und somit der Gestaltung eines effizienten Prozesses. Zum anderen regt sie eine gemeinsame Reflexion und Diskussion über wichtige Stellschrauben und
Erfolgsfaktoren sowie die Weiterentwicklung der Digitalstrategie Worms an. Die Ergebnisse können auch für die Kommunikation der Aktivitäten gegenüber den Stakeholdern genutzt werden.
Bei der Evaluation und dem Monitoring der Digitalstrategie Worms sollten 2 Ebenen berücksichtigt werden: zum einen die Projektebene und zum anderen die strategische Ebene.
Projektebene:
Die Ergebnisse der Projekte sollten je nach Projektplan regelmäßig (z.B. halbjährlich oder jährlich) überprüft werden.
Die Entwicklung in den konkreten Projekten wird durch ein fortlaufendes Monitoring begleitet, mit dem Ziel, den Stand der
Projektumsetzung in den Handlungsfeldern zu dokumentieren und eine Bewertung des jeweiligen Projekts auf seinen Beitrag zur Erreichung der gesetzten Ziele im Handlungsfeld zu ermöglichen. Weiterhin müssen Trends und allgemeine Entwicklungen laufend beobachtet werden, da diese im Laufe der Umsetzungsphase insbesondere im Kontext von technologischen und rechtlichen Vorgaben gegebenenfalls Anpassungen notwendig machen. Das projektspezifische Monitoring sollte auch durch ein passendes Partizipationsformat begleitet werden, um alle Stakeholder in den Lernprozess zu integrieren.
Strategische Ebene:
Die Zielerreichung auf strategischer Ebene wird in einer Frequenz von 2 bis 3 Jahren überprüft werden. Die Bewertungsgrundlage sollte sich auf festgelegte Zielwerte und eine Beschreibung der Ausgangswerte beziehen.
Es sollten quantitative und qualitative Indikatoren beschrieben werden. Neben quantitativen Indikatoren sind auch qualitative Einschätzungen von Stakeholdern (z.B. in Form von Interviews, Umfragen oder Workshops) von großem Wert. Qualitative Ansätze haben den Vorteil, dass sie neben der reinen ergebnisbezogenen Perspektive auch eine umsetzungsbezogene Perspektive ermöglichen. Es werden also auch Fragen zu der Wirksamkeit und Zielerreichung adressiert und beantwortet, wie zum Beispiel Qualität der Zusammenarbeit oder „Lessons Learned“.