Umsetzungs­maßnahmen,
-strategien und Erfolgs­faktoren

Digitalisierung bei der Stadt Worms vorleben

Die Digitalisierung ist eine gesamtgesellschaftliche Aufgabe und mit einem Kulturwandel verbunden. Alle sind aufgefordert ihren Beitrag zu leisten. Digitalisierung ist für den Oberbürgermeister „Chefsache“. Eine konsistente Nutzung digitaler Innovationen wird beschleunigt, wenn die Führungspersonen als Vorbilder vorangehen.
Die Führungskräfte sollten sich als digitale Vorreiter und kommunikative Treiber verstehen und ihre Mitarbeitenden unterstützen und motivieren, die eigene Tätigkeit mit Hilfe der Digitalisierung zu optimieren. Engagierte und interessierte Führungskräfte sollten Projekte konkret mitgestalten und aktiv in die Projektarbeit involviert sein sowie Ihre Mitarbeitenden darin bestärken sich ebenso einzubringen. Besonders der Stadtvorstand und der Oberbürgermeister sind entscheidende Personen für eine effektive Umsetzung der Digitalisierung. Ein stabiler Rückhalt der Verwaltungsspitze sowie das Vorleben und die Förderung von digitalen Projekten können die digitale Transformation und dessen Akzeptanz beschleunigen. 

Dazu gehört auch ein professioneller Umgang der Führungskräfte mit Fehlern während der Einführung neuer Technologien. Anpassungsschleifen gehören bei digitalen Projekten dazu. Fehler sind in diesem Prozess nötig, um das jeweilige Werkzeug zu optimieren. Der Stadtvorstand muss diesen Veränderungsprozess positiv und offen vorantreiben.

Richtig auswählen und durchführen

Die Umsetzung der Digitalstrategie erfolgt durch die Initiierung von Aktivitäten und Projekten in den jeweiligen Handlungsfeldern. Der Digitalisierungsausschuss der Stadt Worms kann bei der Aufgabe unterstützen eine geeignete Priorisierung der Projekte vorzunehmen.

Aufgrund des thematischen Querschnittscharakters erfolgt die Umsetzung häufig unter Beteiligung unterschiedlicher und wechselnder Partner aus Stadtverwaltung, kommunalen Beteiligungen oder gemeinsam mit Akteuren der Wormser Gesellschaft beziehungsweise zusätzlich mit externen Dienstleistern.

Um die Projektauswahl einheitlich und im Sinne der Strategie durchzuführen, sollte die Entscheidung zur Umsetzung künftiger Projekte auf Basis zentraler und öffentlich bekannter Kriterien durchgeführt werden:

• Bürgernutzen: welchen Nutzen hat der Bürger mittel- oder unmittelbar vom Projekt?
• Strategische Wirkung: zahlt das Projekt auf die Ziele der Digitalstrategie ein?
• Kosten-Nutzen Verhältnis: in welchem Verhältnis stehen eingesetzte Mittel zum erwarteten Ergebnis?

Der CDO stellt sicher, dass die Kriterien in einem abgestimmten Verfahren und Auswahlmechanismus angewendet werden. Die Ergebnisse des Auswahlprozesses stellt der CDO in den dafür bestimmten Gremien und Entscheidungssitzungen vor. Auf diese Art und Weise erfolgt eine breite Beteiligung der verantwortlichen Vertreter aus Verwaltung und der demokratisch gewählten Gremien und Ausschüsse. Projektauswahl, gewählte Kriterien und Abstimmungsprozesse werden regelmäßig evaluiert.

Für die Bekanntmachung in der Öffentlichkeit wird die Beteiligungsplattform genutzt.

Für die gesamte Strategie und die Projekte

Die Stadt Worms hat bereits neue Rollen etabliert, die zentral organisiert sind und eine klare Verantwortlichkeit beinhalten. Die wichtigste Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung der Digitalstrategie ist die Funktion des Chief Digital Officer (CDO).

Dieser verantwortet, koordiniert und kommuniziert die Digitalisierungsvorhaben der Stadt. Ebenso sind von wichtiger Bedeutung die Projektmanager, die die jeweiligen digitalen Projekte operativ in den Fachbereichen umsetzen und eine sehr wichtige Umsetzungsverantwortung haben.

Die IT-Leitung verantwortet die IT-Strategie und ist somit die technische Unterstützung des CDO. Er sorgt für die technischen Rahmenbedingungen zur Umsetzung der Digitalstrategie.

Neue Rollen für die Digitalisierung etablieren

Um die zahlreichen Digitalisierungsprojekte erfolgreich managen zu können, bedarf es ausreichende Kapazitäten für die Projektarbeit.

Sowohl im Bereich IT, der Stabsabteilung Digitalisierung und E-Government als auch in den Fachbereichen werden in der ersten Transformationsphase zusätzliche personelle Ressourcen für die Durchführung der Projekte und für die Unterstützung des laufenden Betriebs benötigt.

Bei der Neueinstellung von Mitarbeitenden sollte auf digitale Fähigkeiten wert gelegt, bzw. diese umgehend vermittelt werden. Andererseits sind aber auch Kenntnisse über das Prozess- und das Projektmanagement als eine Kernkompetenz essenziell, um digitale Anwendungen einzuführen und effizient zu nutzen.

Die Entwicklung dieser Kompetenzen sollte im Rahmen der Personalentwicklung über das gesamte Arbeitsleben kontinuierlich gefördert werden und die Mitarbeitenden dazu motiviert werden, sich Dinge selbstständig anzueignen und gegenseitig beizubringen (Learning by Doing).

Budget an die Entwicklung der Digitalisierung anpassen

Die Einführung und nachhaltige Nutzung der Digitalisierung verursachen sowohl größere einmalige als auch laufende Aufwände. Dazu gehören Investitionen in Software und Hardware aber auch in Schulungs- und Fortbildungsangebote. Erfahrungen aus anderen Digitalisierungsprojekten zeigen, dass das Budget für digitale Vorhaben deutlich aufgestockt werden muss.

Neben haushälterischen Mitteln ist die Beantragung von Fördergeldern auf Bundes- und Landesebene als Lösung möglicher Finanzierungsdefizite in Betracht zu ziehen und laufend zu prüfen. Auf Projektbasis können auch Partnerschaften mit der Privatwirtschaft oder der Wissenschaft Finanzierungslücken schließen.

Ein effizientes Fördermittel-Management sowie der Aufbau von Kooperationen werden maßgeblich Einfluss auf die Umsetzung der Digitalstrategie haben.

Veränderungen der Verwaltungskultur zulassen und fördern

Digitalisierung verändert spürbar die Kultur des Zusammenarbeitens. Manche traditionellen Formen des Zusammenarbeitens und der institutionalisierten Kommunikationswege erscheinen in einer digitalen Welt ineffizient, langsam und nicht mehr zeitgemäß.

Dem steht gegenüber, dass persönliche Beziehungen durch die fehlende räumliche und physische Begegnung leiden können. Die Komplexität der Digitalisierung sowie der Folgen auf die Zusammenarbeit müssen von Führungskräften bewusst organisiert werden.

Der Umgang mit den Nachteilen, den Hindernissen und Fehlern im Zuge digitaler Innovationen ist elementar für eine nutzerfreundliche und erfolgreiche Digitalisierung.

Agile Methoden können einen Mehrwert bringen und sind daher bei allen Projekten in Betracht zu ziehen. Die daraus folgenden Anpassungen in den Organisationsstrukturen sind transparent und verbindlich zu regeln und zu kommunizieren.

Nicht jede Einführung einer neuen Technologie muss mit einem bis ins kleinste Detail ausgeführten Lastenheft beginnen.

Bestehende Kontakte nutzen und erweitern

Vernetzung ist ein wichtiges Erfolgskriterium bei der Umsetzung digitaler Projekte. Ausgehend von einer angespannten Ressourcenlage sowie einem begrenzten Knowhow im Bereich der kommunalen Digitalisierung, kann eine effektive Vernetzung der städtischen Töchter, der Wissenschaft sowie der Stadtgesellschaft mit der Stadtverwaltung helfen.

Die Stadtverwaltung Worms verfügt über ein solides Grundverständnis vom Einsatz neuer Technologien im gesamten Stadtgebiet. Die ansässigen Unternehmen und der Digital Hub können als Impulsgeber und Berater einen unschätzbaren Wert für die Verwaltung darstellen. Mit den städtischen Töchtern, die das Thema Digitalisierung ebenso treiben wollen, hat die Stadtverwaltung mögliche Projektpartner.

Vernetzungen sollen so institutionalisiert werden, um die kommunale Digitalisierung konsistent voranzutreiben.

Ebenso sollte die bereits begonnene Kooperation mit Hochschulen sowie der innerstädtischen und der angrenzenden Privatwirtschaft weiter ausgebaut werden. Informelle Austauschformate, gegenseitige Projektvorstellungen oder gezielte Informationsabende sollten die Vernetzung im gesamten Stadtgebiet und der Region zum Thema Digitalisierung stärken.

Durch Partner aus der Wirtschaft und Wissenschaft lassen sich verstärkt Projekte aufsetzen und gegebenenfalls finanzieren.