Ausgangssituation
In der Wahrnehmung vieler Bürgerinnen und Bürger wird die Verwaltung aktuell als zu bürokratisch und zu wenig innovativ empfunden. Dies wird durch den Demographischen Wandel und den damit zusammenhängenden Fachkräftemangel weiter verstärkt, da die Bearbeitungszeiten von Genehmigungsverfahren und vieler Bürgerdienste weiter anwachsen. Damit kann die Verwaltung der wachsenden Erwartungshaltung vieler Menschen nicht gerecht werden.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) (BMI - Onlinezugangsgesetz (www.bund.de)) verpflichtet dazu, sämtliche Verwaltungsleistungen online verfügbar zu machen. Somit stellt das OZG einen wesentlichen Treiber für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung dar. Bei der Verwaltungsdigitalisierung sollte es jedoch nicht ausschließlich darum gehen, den Anforderungen des OZG gerecht zu werden. Vielmehr bietet sich dadurch für die Stadtverwaltung Worms die Chance, sich gesamtheitlich weiterzuentwickeln und zukunftsfähig aufzustellen. Durch einen höheren Digitalisierungsgrad können Standardtätigkeiten optimiert und neue Freiräume geschaffen werden, um komplexe sowie neue Aufgaben zügiger zu bearbeiten.
Die Stadtverwaltung Worms besitzt viele IT-Arbeitsplätze mit unterschiedlichsten Anforderungen. Derzeit sind überwiegend stationäre Rechner im Einsatz. Diensthandys und mobile Rechner stehen nur ausgewählten Mitarbeitenden zur Verfügung, beispielsweise, Abteilungsleitungen oder Mitarbeitenden im Außendienst. Durch die Einführung der E-Akte bzw. eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) konnte in einigen Bereichen der Anteil an analogen Prozessen bereits drastisch reduziert werden.
Herausforderungen
In den nächsten zehn Jahren gehen etwa 400 Mitarbeitende der Stadt Worms in den Ruhestand. Die erhöhte Nachfrage nach Fachpersonal trifft auf einen immer kleiner werdenden Anteil an verfügbaren Marktteilnehmern. Für viele junge Menschen stellt die öffentliche Verwaltung nicht den bevorzugten Arbeitgeber dar – es herrscht das Image von langsamen und nicht zeitgemäßen Prozessen und Strukturen. Um die Geschäftsfähigkeit langfristig aufrecht zu halten und als attraktiver Arbeitgeber angesehen zu werden, gilt es, mit der vorliegenden Digitalstrategie die Prozesse innerhalb der Verwaltung und im Kontakt mit der Bevölkerung zu optimieren und zu digitalisieren.
Die tägliche Arbeit wird erschwert durch ein über Jahre gewachsenes Feld an verschiedenen Fachanwendungen. In Summe sind in der Stadtverwaltung Worms mehr als 150 Fachanwendungen im Einsatz. Dadurch führt die Umsetzung des OZG zu einem enormen Änderungs- und Entwicklungsaufwand (bspw. Schnittstellen).
Dieses übergeordnete Zielbild findet seine Ausprägung in den folgenden Detailzielen:
- Eine Verwaltung mit modernen und mobilen Arbeitsplätzen.
- Zukunftsfähige digitale Infrastruktur im gesamten Stadtgebiet.
- Ein klar strukturiertes und zentrales Projekt- sowie Prozessmanagement.
- Ein dem OZG gerechter digitaler Bürgerservice und medienbruchfreie Anbindung der Fachanwendungen.
- Ein hohes Maß an Transparenz, Partizipation und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit. Eine Verwaltung, die aktiv auf die Bevölkerung zugeht und mehr nach dem Push- statt dem Pull-Prinzip agiert.
--> Push-Prinzip bedeutet hierbei technologie-basiert und automatisiert Informationen an die Bevölkerung zu übermitteln.
Ziele
Das übergeordnete Ziel ist die kontinuierliche Weiterentwicklung der Verwaltungsleistung am Bedarf der Bürgerinnen und Bürger sowie nach den Vorgaben des Gesetzgebers.
Ebenso wichtig ist der Stadtverwaltung, sich weiter als attraktiver und moderner Arbeitgeber zu etablieren. Um diese Ziele erreichen zu können, ist ein hoher Digitalisierungsgrad, verbunden mit einfachen sowie effizienten Prozessen anzustreben.
Erste Projekte und Maßnahmen
Die Grundlage für eine moderne Verwaltung in Worms bildet eine zeitgemäße technologische Ausstattung. Um ein ortsunabhängiges und mobiles Arbeiten zu ermöglichen, ist es das Ziel, die Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten auszustatten und langfristig eine Ein-Gerät-Strategie zu verfolgen, bei der anstelle von stationären Rechnern vermehrt Notebooks und Tablets eingesetzt werden. Um innerhalb der Räumlichkeiten der Verwaltung mehr Flächen für kollaboratives Arbeiten zu schaffen, werden Smart Boards eingeführt, welche neben der Funktion als Projektionsflächen auch als Arbeitsmedium und für Videokonferenzen und somit hybrides Arbeiten eingesetzt werden können.
Weiterhin müssen Voraussetzungen geschaffen werden, um ein projektbasiertes Arbeiten zu ermöglichen. Projekte werden einheitlich mit den Ressourcen und dem Projektstatus in einem Projektportfolio gepflegt. So wird Doppelarbeit vermieden und die Transparenz zwischen Fachabteilungen erhöht. Hierfür müssen personelle Ressourcen in Form von Projektmanagern sowie passende Software etabliert werden.
Eine weitere wichtige Grundlage, die geschaffen werden muss, bevor mit einer Digitalisierung von Prozessen begonnen werden kann, ist der Aufbau eines systematischen Prozessmanagements. Hierfür sollen Ressourcen innerhalb der Verwaltung geschaffen und eine Prozessbibliothek oder ein Prozessmanagementsystem implementiert werden. Ziel ist es, in bestehenden Prozessen Optimierungspotentiale zu identifizieren und die Prozesse entsprechend zu optimieren und dieses optimierte Vorgehen als Standard zu fixieren.
Neben der Optimierung von Prozessen dient eine Prozessbibliothek auch der Sicherung des Wissens und beugt Wissensverlust durch das Ausscheiden von Mitarbeitenden vor. Hierfür gilt es für jeden Prozess einen Prozessverantwortlichen oder einen Digitallotsen zu benennen. Auch wird ein solches System eine medienbruchfreie Kommunikation mit der Bevölkerung verwirklichen.
Bei neuen Prozessen gilt zukünftig digital first, sprich digitale Prozesse werden vorrangig umgesetzt. Hierfür bedarf es eines Kulturwandels und zukünftig wird es der Standard sein, dass Verwaltungsprozesse online durchgeführt werden. Neue Prozesse werden möglichst effizient gestaltet und setzen die Erfahrung der Bevölkerung und der Verwaltung in den Fokus. Um niemandem Leistungen vorzuenthalten, ist es das Ziel, Unterstützungsangebote zu schaffen sowie Daten bereitzustellen, um entsprechende Prozesse selbst durchzuführen. Die Verwaltung dient demnach als „Hilfe zur Selbsthilfe“. Diese Unterstützungsangebote werden aus einer Kombination von Videos zur Eingabehilfen, direkter Beratung von Sachbearbeitern und einem Chatbot bestehen.
Mit der Einführung eines Chatbots werden Anfragen automatisiert geleitet und entsprechende Unterstützung geleistet. Im Bürgerservicebüro werden Terminals eingerichtet, über die die Bevölkerung digitale Dienstleistungen wahrnehmen kann. Dadurch kann bei Bedarf eine direkte Begleitung und Anleitung für die Dienste angeboten werden.
Die Fachbereiche setzen zur Abwicklung ihrer spezifischen Geschäftsprozesse Fachanwendungen ein. Diese Softwaresysteme sollen möglichst benutzerfreundlich und in enger Abstimmung mit den Anforderungen der Fachbereiche die Abläufe unterstützen und dabei entstehende Daten effizient verwalten.
Weitere Ziele zur Optimierung der Fachanwendungen sind:
- Eine transparente Übersicht aufzubauen.
- Die Komplexität der Arbeitsabläufe zu reduzieren und so gleichzeitig die Sicherheit zu erhöhen. Das Datenmanagement zu optimieren.
- Synergienutzung bei der Vergabe von Fachanwendungen durch interkommunale Zusammenarbeit anzustreben.
- Kaufsoftware als Standard ohne Anpassungen zu nutzen und die in der Software abgebildeten Prozesse zu übernehmen.
- Bestehende Systeme miteinander zu verknüpfen, um Redundanzen bei der Pflege der Daten zu vermeiden.
Innerhalb der Stadtverwaltung wurde in der Vergangenheit bereits eine Workshop-Reihe zu Chancen und Herausforderungen
der Digitalisierung durchgeführt, um hierarchieübergreifend das digitale Mindset zu schärfen und die größten Potentiale und Hemmnisse zu identifizieren. Dieses Vorgehen wird zukünftig intensiviert und das bestehende Angebot ausgebaut.
Um die Transparenz, Teilhabe und das Vertrauen der Wormser Gesellschaft in die Verwaltung zu erhöhen und so die Demokratie zu festigen, werden Liveübertragungen von Rats- und Ausschusssitzungen angestrebt.
